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Beispiel einer erfolgreichen Anfrage:
Sehr geehrte Damen und Herren,
meine Verlobte und ich wollen am 25. September 2010 in Dresden (oder nähere Umgebung) heiraten (standesamtliche Trauung) und suchen noch einen schönen Ort/Raum für die Hochzeitsfeier. Bei unserer Recherche sind wir auf Ihre Website aufmerksam geworden und würden Sie gerne um ein erstes, grobes Angebot bitten bzw. um einige Angaben, was Sie uns alles anbieten können inkl. einer ersten ungefähren Kostenschätzung.
Hier finden Sie einige Angaben zum Ablauf sowie zum Rahmen dieser Feier:
Die Trauung findet voraussichtlich im Standesamt Dresden gegen die Mittagszeit statt (genaue Uhrzeit können wir leider erst nach der Anmeldung angeben), wir gehen daher von einem Eintreffen der Hochzeitsgesellschaft gegen 13 Uhr aus. Erwartet werden ungefähr 40 Gäste, von daher suchen wir einen Raum mit dieser Kapazität. Nach einem Mittagessen soll es auch Kaffee und Kuchen sowie ein Abendessen geben (Abstimmung in Vorfeld, allerdings keine „exotischen“ Wünsche) – idealerweise von Ihnen vorbereitet, ansonsten gibt es noch die Möglichkeit eines separaten Caterings. Getränke sowie die Bedienung würden Sie über den ganzen Tag bereitstellen.
Gefeiert werden soll bis nach Mitternacht, die Planung des Rahmenprogramms für die Gäste übernehmen wir selbst. Sollten Sie jedoch Tipps hierfür haben, nehmen wir diese natürlich gerne in unsere Überlegungen mit auf. In Sachen Raumausstattung übernehmen Sie die Dekoration (nach vorheriger Abstimmung mit uns), technisches Equipment benötigen wir nicht bzw. bringen es selbst mit. Ansonsten haben wir in diesem Punkt aktuell keine weiteren Anforderungen, Details sollten zu einem späteren Zeitpunkt abgesprochen werden.
Da wir auch auswärtige Gäste einladen, bitten wir Sie zusätzlich um ein Angebot für Übernachtungen. Wir suchen Zimmer für zwei Nächte und und insgesamt 16 Gäste, hinzu kommt unsere eigene „Hochzeitssuite“ für diese beiden Nächte. Die Anreise findet am Freitag, 24.09.2010, gegen Nachmittag statt, Abendessen und Frühstück können Sie gerne ins Angebot aufnehmen, dies ist jedoch nicht zwingend. Abreise wäre am Sonntag,Da wir beide in München leben, organisieren wir den größten Teil von hier aus, werden jedoch natürlich öfters in Dresden vor Ort sein. Sollte uns Ihr Angebot zusagen bzw. in die engere Auswahl kommen, besuchen wir Sie in den nächsten Monaten gerne auch einmal persönlich, um uns einen genaueren Eindruck zu verschaffen.
Ich freue mich schon auf Ihre Rückmeldung und danke vorab für Ihr erstes Angebot.