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Beispiel einer erfolgreichen Anfrage:
Sehr geehrter Veranstalter,
der Anlass der Veranstaltung ist mein 40. Geburtstag. Die Gäste kommen zu 50% aus München und 50% aus dem Rest der Republik.
Von meinen 60 Gästen werden 55 eine Übernachtung vor Ort wahrnehmen. Aus diesem Grund schätze ich, dass eine Location in München direkt aus Platzgründen wahrscheinlich nicht zur Verfügung stehen wird. Ein Haus auf dem Land/den Bergen/am See ist sicher die bessere Alternative. Falls eine Pension die gewünschten Erwartungen an die Räumlichkeiten erfüllt, dann bitte auch ein Angebot stellen. Es ist mir sehr wichtig, dass man in der Location Feiern UND Übernachten kann. Mehrere Doppelzimmer ziehe ich einem Matrazenlager vor, aber daran sollte es nicht scheitern.
Die Location sollte per Auto erreichbar sein. Essen wird von mir selbst organisiert, aber Getränke würde ich vor Ort bestellen und liefern lassen oder mit Ihnen vereinbaren. Es sollte genügend Platz zum Tanzen vorhanden sein und bei schönem Wetter sollte die Möglichkeit bestehen, dass man auch draußen feiern kann.
Da es ja doch einige Leute sind und ich diese nicht selbst bewirten kann, wäre ein Barkeeper und eine Servicekraft sicher hilfreich.
Bitte senden Sie mir zahlreiche Fotos zu oder verweisen auf eine Website mit vielen Bildern Ihrer Location. Vor einer Entscheidung werde ich mir bestimmt 2-3 Locations vor Ort anschauen. Ich hoffe dazu besteht eine Möglichkeit seitens des Veranstalters. Bitte machen Sie auch Angaben über eventuell vorhandenes AV-Equipment (DJ-Setup mit 2 CD-Player, PA (Verstärker), Boxen, usw.)
Jetzt bin ich sehr gespannt auf Ihre Angebote und freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme. Lieben Dank für Ihre Mühen.Eine Endreinigung sollte im Preis inbegriffen sein.Ich gehe davon aus, dass Geschirr vor Ort und im Preis inbegriffen ist. Konkrete Getränkebudgetierung erfolgt nach VertragsabschlussEs kann sein, dass der DJ nicht gebucht werden muss, aber schicken sie dennoch ein paar Angebote. »Demo-Tape« wäre hilfreich.