Veranstaltungs-Agenturen Pfalz für Sportler-Ball in Bad Dürkheim

Sportler-Ball in Bad Dürkheim

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Veranstaltungs-Agenturen Pfalz für Sportler-Ball in Bad Dürkheim

Sehr geehrte Damen und Herren,Planung, Organisation und Durchführung des
Sportler-Ball Bad Dürkheim
I.Hintergrund
a.Der Sportler-Ball in Bad Dürkheim wird mit viel Zuspruch in der Bevölkerung seit bereits 25 Jahren mit ca. 700 Besuchern sehr erfolgreich in jedem Jahr veranstaltet
b.Ziel ist es, die Einwohner und Sport-Interessierten in Bad Dürkheim zu einem gesellschaftlichen Ereignis zu laden, bei dem sich der Sport und die Sportvereine in Bad Dürkheim positiv und werbewirksam präsentieren können
c.Bisher wurde der Sportler-Ball von der Stadt Bad Dürkheim in Kooperation mit der Tageszeitung ‚Die Rheinpfalz‘ als Werbepartner veranstaltet und von einer Event-Agentur federführend ausgerichtet. Ab 2012 wird die Veranstaltung vom Stadtsportverband Bad Dürkheim e.V. als Veranstalter organisiert in Kooperation mit der Stadt Bad Dürkheim und der Tageszeitung ‚Die Rheinpfalz‘. Weiterhin geplant und in Full-Service ausgerichtet wird die Veranstaltung von einer Event-Agentur, wobei die Ausschreibung in 2012 neu und ergebnisoffen für alle Bewerber ist.
d.Die Veranstaltung wird im Vorfeld intensiv werbewirksam unterstützt durch die Tageszeitung „Die Rheinpfalz“
e.Es ist eine dauerhaft langfristige und positive Geschäftsbeziehung mit der ausrichtenden Agentur angestrebt (i.w. „Ausrichter“)
II.Aufgabenstellung
a.Konzept
i.Erarbeitung eines Veranstaltungs-Konzeptes, das geeignet ist, die genannten Zielsetzungen unter den erwähnten Rahmenbedingungen zu erreichen
ii.Darstellung der Kompetenz für die erfolgreiche Umsetzung des Konzeptes samt Referenz aus ähnlichen, erfolgreich umgesetzten Veranstaltungen
b.Zusammenarbeit
i.Ziel ist eine erlebbare, nachvollziehbare Partnerschaft, die eine positive und konstruktive Zusammenarbeit über weitere Jahre indiziert.
ii.Vom Ausrichter wird erwartet, dass er die Veranstaltung eigenständig und voll verantwortlich plant, organisiert und durchführt
iii.Hierbei muss gewährleistet sein, dass mit dem Veranstalter dauerhaft offen kommuniziert und dieser im Vorfeld in die wichtigsten Entscheidung einbezogen wird
c.Kosten
i.weitgehende Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Kosten
ii.höchstmöglichem Detaillierungsgrad in den wichtigsten Kostenpositionen
III.Ziel-Charakter der Veranstaltung
a.Der Sportler-Ball Bad Dürkheim soll
i.sowohl langjährig treue Besucher des Events
ii.wie insbesondere auch die jungen Sportler/innen
iii.und auch Sport-Interessierte, bisher aber noch nicht einem Sportverein angehörige Bewohner in Bad Dürkheim und Umgebung ansprechen
b.Dabei soll der Sportler-Ball 2012
i.an die Tradition der letzten erfolgreichen Jahre harmonisch und konstruktiv anknüpfen und diese weiterentwickeln
ii.jedoch auch mit neuen und innovativen Elementen aufwarten, die die Besucher reizen, sich sportlich in Bad Dürkheim zu betätigen und im nächsten Jahr wieder zum Sportler-Ball zu kommen
IV.Zielgruppen
a.Sport-interessierte Bevölkerung von Bad Dürkheim und Gemeinden im Umfeld
b.Sportvereins-Mitglieder in Bad Dürkheim und (insbes.) potentielle Nicht-Mitglieder
i.Etablierte Vereins-Mitglieder mittleren Alters, die tanzen und feiern wollen verbunden mit sozialer Kontakt-Pflege
ii.Junge Sportler/innen (16 – 29) , die ‚Party machen‘ und in das gesellschaftliche Leben in Bad Dürkheim auf Basis der sportlichen Betätigung hineinwachsen wollen
V.Sichtbare Optimierungs-Potentiale (unvollständige Liste)
a.Ziel ist, die Jugend harmonisch in die Veranstaltung mit einzubinden und langfristig für die Veranstaltung zu begeistern, ohne dabei die ‚Stammgäste‘ zu verprellen
i.Bisher:1.Stammgäste an Tischen im Saal
2.Jugend mit Flanierkarten (ohne Sitzplätze) im Foyer
Erreicht werden soll eine konzeptionelle Brücke zwischen Foyer und Saal und damit zwischen Jugend und Stammgästen
VI.Termin, Ort und Veranstalter
a.Termin:Sa, 17. November 2012
b.Ort:Salier-Halle in Bad Dürkheim
Direkte Verbindung zum Hotel Mercure (Kooperationspartner)am Wurstmarkt-Platz/Saline in Bad Dürkheim
c.VeranstalterStadtsportverband Bad Dürkheim e.V. (Auftraggeber)
VII.Rahmenbedingungen
a.Location:
i.Ball-Saal
1.600 Sitzplätze, verteilt an 50 x 12er-Rundtischen
2.Große Bühne für Band, Technik und Moderation (ca. 10 x 5 m)3.Große Tanzfläche
4.Umfassende technische Ausstattung, Regie-Raum
ii.Foyer
1.Geeignet für ca. 120 – 150 Gäste
2.Stehtische ohne Sitzgelegenheiten
3.Bar-Betrieb
4.Kleine Bühnen-Fläche für Party-Band (ca. 4 x 2, 5 m) zzgl. Bühnentechnik
b.Dauer
i.20.oo Uhr - 2.00 Uhr (Tanzmusik im Ball-Saal)ii.22.oo Uhr – 4.00 Uhr (Party im Foyer)c.Catering
i.Im Saal sowie im Foyer komplett organisiert durch das Hotel Mercure
d.Musik
i.Ball-Saal
1.Sehr gute, professionelle klassisch-moderne Tanz-Band mit ausgeprägtem Unterhaltungs-Charakter
a.30% Klassische Tänze (Wiener Walzer, Langsamer Walzer, Fox etc.)b.20% Tango, Rock’n Roll, Rumba, südamerik. Rhythmen etc.
c.50% Aktuelle Titel (deutsch und international)ii.Foyer
1.Disco-Band (angesagt) , evtl. DJ
2.Zielgruppe: 16 – 29
3.Live, „anfassbar“, fetzig, party pur
e.Ablauf
i.Im Vordergrund steht immer der Unterhaltungs-Wert für die Besucher
1. i.w. Musik, Tanzen
2.Beginn mit dem Eröffnungs-Tanz: pünktlich um 20.oo Uhr
a.Klassisch: Wiener-Walzer
ii.Vorgesehene Programmpunkte
1.Ca. 21.oo Uhr: Verkündung des ‚Talent des Jahres‘ (ca. 10 Min.)a.Hierfür ist vom Ausrichter ein ca. 5 Minuten-Video zu erstellen, das die Bewerber um den Titel in ihren Disziplinen präsentiert
b.Direkt anschließend: erste Sport-Vorführung
i.ca. 10 Min., wird vom Veranstalter organisiert
2.Ca. 22.30 – 23.00 Uhr: Verkündung des von der Bevölkerung über die Tageszeitung gewählten ‚Sportler des Jahres‘
a.Hierfür ist vom Ausrichter pro Titel je ein ca. 5 Minuten-Video zu erstellen, das die Bewerber in ihren Disziplinen präsentiert
i.Sportler/in des Jahres (5 Bewerber)ii.Mannschaft des Jahres (5 Bewerber)
Uhr: Verkündung der Tombola-Gewinner (ca. 15 Min.)
Uhr: Mitternachts-Show (über Ausrichter)
iii.Danach:
1.Musik und Tanzen pur
2.let’s party ! Wichtig: auch im Saal-Raum muß Party-Stimmung aufkommen
f.Dekoration
i.Tisch-Deko durch den Ausrichter
ii.Saal-Deko durch den Ausrichter
1.Große Grün-Pflanzen können über die Stadtverwaltung gestellt werden (inkl. Auf-/Abbau)
g.Tombola
i.Der Veranstalter wird in Eigen-Regie eine Tombola veranstalten. Hierzu werden
1.Auf allen Tischen Flyer mit Gewinn-Optionen ausliegen
2.Junge Damen und Herren während der Veranstaltung Lose verkaufen
ii.Alle Einnahmen und Kosten aus diesem Losverkauf gehen ausschließlich zu Lasten/Gunsten des Veranstalters (Stadtsportverband)
h.Sponsoring
i.Beamer-Endlospräsentation im Saal mit wechselnder Darstellung der Firmen-Logos der Sponsoren (zu erstellen über den Ausrichter)
i.Personal
i.Komplett über den Ausrichter
1.inkl. Ein- / Auslass-Kontrolle
2.Kompletter Auf- und Abbau der Location (Ball-Saal und Foyer) inkl. Bühnen, Technik und Ausstattung
3.Komplette Event-Leitung während der Veranstaltung
a.Erwartet wird ein voll-verantwortlicher und umfassend entscheidungsbefugter Event-Manager über die gesamte Dauer der Veranstaltung
ii. außer
1.Catering (Mercure Hotel)2.Losverkauf für Tombola (Veranstalter)3.Lieferung und Platzierung Grün-Pflanzen (soweit gewünscht)
VIII.Zeitplanung
a.BriefingKW Jan 30, 2012
b.Konzept und Angebotbis spätestens eingehend Di, 14.Feb 2012
Achtung: später eigehende Konzepte und Angebote können aufgrund der engen Zeitplanung nicht berücksichtigt werden
c.Sichtung und Vorauswahlbis spätestens Fr, 24. Feb 2012
d.Folgegesprächebis Fr, 9. März 2012
e.Entscheidung und Auftragbis Mi, 15. März 2012sehr gute Tanz-Band für Ball-Veranstaltung zzgl. fetzige Disco-Bad