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Beispiel einer erfolgreichen Anfrage:
Sehr geehrte Damen und Herren,
wir organisieren für die kommende Cebit 2010 für einen Großkunden unsererseits einen Messestand.
Der Messestand ist 350m² groß (Inselstand), Halle und Standnummer stehen noch nicht genau fest.
Neben dem Messestand sind wir auch für das Catering der Standparty zuständig.
Da wir sehr gerne mit einem neuen Cateringunternehmen zusammen arbeiten möchten, haben wir uns dazu entschieden, hierzu eine »Ausschreibung« zu tätigen.
Für das Catering zur Feier, welche mit großer Wahrscheinlichkeit am ersten Messetag stattfinden soll, möchten wir ein Buffet mit großer Auswahl organisieren.
Das Buffet soll gegen 20.30Uhr nach einer Ansprache eröffnet werden.Es werden ca. 150 bis max. 200 Personen erwartet, welche aus unterschiedlichen Ländern stammen.
Aufgrunddessen muss das Buffet so gestaltet werden, dass das Essen und auch die Getränke für alle geeignet ist. Es muss also darauf geachtet werden, dass sowohl vegetarische als auch fleichhaltige Gerichte angeboten werden. Salate und Desserts sollen natürlich auch nicht fehlen.Es sollte sowohl für das junge Klientel Fingerfood bereit stehen. Für das etwas ältere Publikum muss es so kombinierbar sein, dass Gerichte zusammengestellt werden können.
Absolute Wichtigkeit: wir benötigen eine große Auswahl an Speisen aus aller Welt, da wie oben erwähnt, die Gäste aus den verschiedensten Ländern erwartet werden.
Für den Cateringbereich sind ca 100m² (zusätzlich gibt es eine große Kabine, welche als Lager genutzt werden kann) eingeplant.
Die Getränke sollten sowohl alkoholisch sein, Softdrinks sollten aber natürlich auch nicht fehlen.
Essen und Trinken betreffend, muss für den ganzen Abend ausreichend zur Verfügung stehen, denn nichts wäre unserem Kunden peinlicher, als ein leeres Buffet und ausgegangene Getränke. Gerne ziehen wir eine Getränkepauschale in Betracht. Sollte es eine Pauschale für Cocktails oder Longdrinks etc. geben, bieten Sie uns diese gerne auch an.
Auch die Dekoration des Cateringbereichs muss sehr modern und mit klaren Formen sein. Doch für die exakte Gestaltung lassen wir Ihrer Kreativität viel freien Lauf.
Bitte erstellen Sie uns ein aussagekräftiges und gut detailliertes Angebot mit Vorschlägen für diverse Speisen oder Zusammenstellungen. Des Weiteren benötigen wir wahrscheinlich Servicemitarbeiter sowie Geschirr. Diese beiden Positionen bitte ich optional bzw. gesondert in Ihr Angebot aufzunehmen.
Das Ende der Party ist schlecht vorherzusagen, doch das Catering kann gegen 0.00 Uhr beendet werden.
Bei Fragen können Sie mich gerne telefonisch kontaktieren. Da ich geschäftlich oft unterwegs bin und auch andere Projekte betreue, ist die Email allerdings die sicherere Variante.
Ich danke Ihnen im Voraus für Ihr zeitnahes Angebot und verbleibe
mit freundlichen GrüßenCebit Hannover,