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Beispiel einer erfolgreichen Anfrage:
Sehr geehrte Damen und Herren,
für die Feier zu meinem 21-sten Geburtstag würde ich gerne ein Angebot für eine Räumlichkeit für bis zu 25 Personen erhalten. Ideal wäre eine Lage in Norderstedt, Henstedt-Ulzburg oder Quickborn (Quickborn-Heide ausgeschlossen).
Der Raum sollte möglichst quadratisch, akustisch für Club-Beschallung geeignet, die Sicht nicht durch zu viele Pfeiler eingeschränkt sein. Er sollte allen Gästen Sitzplätze und gleichzeitig Raum zum tanzen geben. Zügiges erreichen von Außenplätzen (zum Rauchen oder abkühlen) und Toiletten sollte gewährleistet sein. Das Ambiente des Raumes sollte nicht exklusiv oder besonders wirken. Eine warme, gemütliche und geborgene Atmosphäre ist wünschenswert. Teppiche sind ein No-Go.
Neben den Sitzplätzen und entsprechend genügend Tischen sollten vier bis sechs Stehtische vorhanden sein. Eine Theke ist nicht notwendig, wäre aber ein »Nice-to-have«. Die Beleuchtung sollte mäßig sein. Dunkel genug um Club-Atmosphäre zu schaffen, hell genug um noch normal essen und trinken zu können.
Dynamische Leuchteinrichtungen wären auch ein »Nice-to-have«, statische Leuchteinrichtungen (In Form von Lichterketten oder Lichtschläuchen) in verschiedenen Farben (RGB) sollten hingegen vorhanden sein.
Das wichtigste Kriterium bleibt aber die erlaubte Lautstärke.Die Feier soll von 16:00 Uhr bis 4:00 Uhr am Folgetag laufen. Besonders in der Zeit von 20 Uhr bis Veranstaltungsende wird die Lautstärke massiv zunehmen, sodass sich im Umfeld keine Personen befinden sollten, die dies als störend empfinden könnten.
Je nach Kostenpunkt würde ich auch einen Räum-Service in Anspruch nehmen.
Apropos Kostenpunkt. Eigentlich bin ich mit Kosten bis 500€ schon sehr bedient, da dies für mich aber ein besonderer Geburtstag ist, bin ich bereit bis zu einem absoluten Maximum von 1000€ zu gehen.
Das Angebot sollte in kaufmännischer Weise abgegeben werden, sodass alle Einzelkosten (z.B. Kosten pro Tisch/Stuhl) detailliert und restlos aufgelistet sind, damit ich vielleicht hier und da noch etwas streichen kann. Zudem sollte angegeben werden, wann »Das Spielfeld geräumt« sein muss.
Ich freue mich auf ihr baldiges Angebot.
Mit freundlichen Grüßen,
M.oder